Czego potrzeba, żeby zorganizować naradę?
Najpierw sprawdź, czy metoda narady pasuje w ogóle do tematu i celu planowanej przez Ciebie rozmowy. Jeśli tak, wybierz najlepiej pasującą do nich formę narady (krótkie spotkanie czy kilkudniowe rozmowy? udział otwarty dla wszystkich czy tylko dla wylosowanych osób? itd.). Kolejne kroki będą wyglądały różnie w zależności od wybranej formy narady.
„Mała” narada
Jeśli zdecydujesz się na uproszczoną, mniej wymagającą czasowo i organizacyjnie naradę (jej cechy opisujemy w części Narada obywatelska, czyli co?), zajrzyj do istniejących przewodników, żeby dowiedzieć się, jak krok po kroku zaplanować i przeprowadzić cały proces:
- „Bez lania wody. Narady obywatelskie w społecznościach lokalnych. Przewodnik dla organizatorów narad” (Fundacja Stocznia, Fundacja Sendzimira i Fundacja Zdrowa Rzeka, 2024),
- „10 kroków dobrej narady. Przewodnik dla osób organizujących i moderujących naradę lokalną o kosztach energii” (Fundacja Stocznia, 2022),
- „Wskazówki dla organizatorów i moderatorów narad o edukacji” (Funacja Stocznia, 2019).
Oba przewodniki powstały z myślą o konkretnym temacie i celu narady, dlatego nie znajdziesz w nich takich kroków, jak doprecyzowywanie zakresu tematycznego procesu ani tworzenie scenariusza narady.
W odniesieniu do tematu narady pamiętaj, żeby był:
- możliwie konkretnie zarysowany (żeby dla wszystkich było jasne, jakich spraw narada będzie dotyczyła),
- niezbyt obszerny (żeby dało się o nim porozmawiać w ciągu kilku godzin),
- zrozumiały (żeby zapraszał do rozmowy, a nie odpychał specjalistycznym słownictwem).
Tworząc scenariusz narady, zadbaj o to, żeby znalazło się w nim miejsce na:
- przedstawienie tematu, celu i formuły narady,
- poznanie się (jeśli osoby uczestniczące w naradzie jeszcze się nie znają),
- przekazanie/wyrównanie wiedzy w temacie narady,
- rozmowy w podgrupach i podsumowania na forum grupy,
- przerwy (jeśli będzie trwała ponad 2 godziny),
- podsumowania przebiegu narady,
- przedstawienie następnych kroków (jeśli jakieś zaplanujesz).
„Duża” narada
Jeśli zdecydujesz się na rozbudowaną formę narady (jej cechy znajdziesz w części Narada obywatelska, czyli co?), możesz zainspirować się wskazówkami z poniższych dokumentów:
- „Narada obywatelska o klimacie. Podręcznik dla osób organizujących narady” (Fundacja Pole Dialogu, 2024),
- wzór regulaminu narad o klimacie (Fundacja Pole Dialogu, 2024),
- regulamin narady o remoncie ul. Ruskiej na odcinku od ul. Kazimierza Wielkiego do pl. Solnego we Wrocławiu (Urząd Miejski we Wrocławiu i Fundacja na Rzecz Studiów Europejskich, 2023),
- regulamin narady o strefie czystego transportu we Wrocławiu (Urząd Miejski we Wrocławiu i Fundacja na Rzecz Studiów Europejskich, 2023).
W pierwszym z nich znajdziesz informacje o podziale ról w naradzie (w „dużej” naradzie jest ich o wiele więcej niż w „małej”), zasadach rekrutacji osób uczestniczących i narzędziach, które można w niej wykorzystać, a także podpowiedzi organizacyjne i metodologiczne.
Wszystkie te materiały powstały z myślą o konkretnych procesach, więc – jeśli wybierzesz inny temat i cel narady – musisz jeszcze dostosować je do swoich potrzeb i uzupełnić.